Ein Tag in der Behörde von morgen
Ob mit Handy, Tablet oder Laptop – mit der SecuSUITE wird der zukünftige Behördenalltag wie aus einem Guss erlebt.
Es ist 7.12 Uhr, als Referatsleiter Markus Weber * Dienst-iPhone zum ersten Mal aufleuchtet. Noch steht der Kaffee unangetastet auf dem Küchentresen, draußen dämmert es langsam. Ein kurzer Blick aufs Display, ein Wisch – und der erste Check zum Start in den Arbeitstag kann beginnen: Termine, Mails, eine aktualisierte Agenda für die Lagebesprechung, zwei Rückmeldungen aus dem Referat.
Vor einigen Jahren noch hat schon der Start in den Arbeitstag aus Umwegen bestanden: Erst das eine System, dann das nächste. Kalender hier, Mails dort, Dokumente wieder woanders. Und das mobil? Undenkbar. Heute ist alles viel praktischer, die Arbeitsschritte passen sich an einen trubeligen Tagesablauf an, alle Anwendungen sind in einer App zu finden: der SecuSUITE for iOS.
Ohne Umwege
Auf dem Weg ins Büro geht Markus noch einmal die anstehende Besprechung durch. Eine Kollegin hat eine Passage im Dokument markiert, eine andere eine Anmerkung ergänzt. Er öffnet den Anhang direkt in SecuWORK, schaut über die Änderungen, ergänzt einen Halbsatz, signiert die Datei mit einem Fingerwisch und schickt sie zurück. Kein Export, kein Zwischenspeichern, kein Wechsel in eine andere Arbeitswelt. Nur ein Vorgang, der erledigt ist, bevor der Aufzug die dritte Etage erreicht.
Vom Schreibtisch in den Termin – und wieder zurück
Oben angekommen beginnt auch schon die Abstimmung mit zwei anderen Stabsstellen. Laptop aufgeklappt, per Desktop-Client über SecuVOICE in die Videokonferenz eingewählt und die in SecuOFFICE abliegende Präsentation geteilt. Der nächste Termin hat sich verschoben, ein neuer Termin ist schnell gefunden: Im SecuWORK-Kalender erscheint automatisch der nächstmögliche Termin für alle Beteiligten.
Vor dem nächsten Termin klappt Markus den Laptop zu und nimmt nur das iPad mit in den Besprechungsraum. Was mitgeht, ist nicht nur ein anderes Gerät, sondern der Arbeitsfluss: Die in SecuOFFICE begonnene Notiz bleibt greifbar und das zugehörige Dokument bearbeitbar, der Gedanke zum Positionspapier lässt sich unterwegs zu Ende führen – alles über die VDI-Lösung mit dem sicheren Browser SecuFOX.
Wenn Fachanwendungen mobil werden
Wieder im Büro sitzt Markus zwischen zwei Terminen nicht an seinem festen Arbeitsplatz, sondern in einem Besprechungsraum am anderen Ende des Gebäudes. Auf dem iPad ruft er über die SecuSUITE alle Fachanwendungen auf, die er im Büroalltag ständig braucht. Kein improvisierter Workaround, keine abgespeckte Mobilansicht, sondern Zugriff auf Anwendungen, die sonst eher mit dem stationären Arbeitsplatz verbunden werden.
Wenn Dokumentation unterwegs entsteht
Gegen Mittag verlässt Markus das Haus für einen Außentermin, wo er etwas dokumentieren muss. Er macht zwei Fotos über die App SecuCAMERA des Behördenhandys, ergänzt eine kurze Einordnung und gibt die Informationen über den Messenger von SecuVOICE direkt intern weiter. Sein Gesprächspartner gibt ihm noch seine Visitenkarte mit auf den Weg. Er macht ein Foto, um den Kontakt samt allen Kontaktdaten direkt in sein Adressbuch aufzunehmen.
In dem Moment klingelt sein Telefon. Ein Blick auf die Anruferkennung von SecuVOICE zeigt gleich, wer anruft und ob die Verbindung sicher ist. Ein Kollege hat eine Frage zu einem Dokument. Markus ruft die Datei auf dem Netzwerklaufwerk SecuDRIVE auf, liest sich die entsprechende Passage durch, ergänzt seinen Kommentar und gibt der Kollegin per Messenger Bescheid, dass er seinen Input ergänzt hat.
Was am Ende auffällt: weniger Reibung
Später folgt noch eine kurze Ad-hoc-Abstimmung über SecuVOICE. Kein langes Organisieren, kein Wechsel auf unsichere Behelfskanäle, sondern ein schneller, geordneter Kommunikationsschritt aus der laufenden Situation heraus. Die Unterlagen dazu liegen schon bereit, einzelne Punkte werden direkt im Dokument kommentiert.
Schöne neue Welt? Exakt so kann der Behördenalltag aussehen: keine Umwege, weniger Systemgrenzen, weniger Reibungsverlust. Dafür mehr Kontinuität in dem, was wirklich zählt – kommunizieren, entscheiden, dokumentieren, handlungsfähig bleiben. Die SecuSUITE for iOS macht es mit ihren unterschiedlichen Anwendungen möglich.
* ein fiktiver aber typischer Behördenmitarbeiter